Privacy Policy

Privacyverklaring Huis Baeyens N.V.

Wij vinden uw privacy belangrijk! Binnen Huis Baeyens N.V. gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld. U geeft uw informatie door aan Huis Baeyens NV omdat u graag iets wilt huren of kopen. Maar we kunnen ons voorstellen dat u graag wilt weten waarom wij precies om uw persoonlijke gegevens vragen en wat wij ermee doen.

 

In deze Privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Verder wordt ook uitgelegd welke rechten u hebt om uw privacy te garanderen en eventueel te verbeteren.

 

 

1. Wie verwerkt uw gegevens?

Uw gegevens worden verwerkt door Huis Baeyens N.V. met maatschappelijke zetel te 2150 Borsbeek, Frans Beirenslaan 3, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0432 607 033

 

Alle verstrekte informatie wordt opgenomen in de databestanden van Huis Baeyens. Deze bestanden zijn enkel eigendom van Huis Baeyens en zijn alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar naargelang hun taken toegang toe moeten hebben.

 

Indien u bijkomende vragen heeft en/of meer informatie wenst, kunt u ons steeds schriftelijk contacteren op het volgende contactadres. Huis Baeyens NV, t.a.v. directie, Frans Beirenslaan 3, 2150 Borsbeek

 

 

2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Huis Baeyens verzamelt en verwerkt verschillende persoonsgegevens van haar klanten en leveranciers. Het gaat over de volgende persoonsgegevens:

 

2.1. Gegevens die we rechtstreeks verzamelen:

Dit zijn administratieve en contactgegevens zoals o.a. bedrijfsnaam, naam en voornaam, telefoonnummer, afleveradres, facturatiegegevens, e-mailadres, functie, bankrekeningnummer, IP-adres, ... Deze gegevens worden verwerkt om uw huuraanvraag correct te kunnen verwerken, u te identificeren en om u te kunnen contacteren.

 

U kunt zich ook online registreren als (vaste) klant. Naast uw opgegeven persoonsgegevens bewaren we ook de door u gekozen gebruikersnaam zodat u niet telkens uw gegevens opnieuw moet invoeren.

 

2.2. Wat u ons vertelt kan worden verwerkt:

Als u ons telefonisch contacteert, kan uw bedrijfsnaam, voornaam, achternaam, e-mailadres en/of uw telefoonnummer genoteerd worden om een contactoverzicht op te bouwen en te bekijken wie gebruikmaakt van onze dienstverlening.

 

**

3. Waarom verzamelen we uw persoonsgegevens?

We gebruiken de van u ontvangen gegevens voor verschillende doelen. Hierna kunt u lezen welke doelen dat precies zijn.

3.1 Voor contactpersonen bij klanten of prospects:

3.1.1 Afsluiten van een huurcontract:

Uw gegevens zijn noodzakelijk om de overeenkomst die u met ons sluit op een correcte manier te kunnen uitvoeren. Doordat u een contract sluit met ons dienen wij te beschikken over de nodige persoonsgegevens om onze dienstverlening, die vervat zit in het contract, te kunnen aanbieden.

Ook zijn uw gegevens nodig om u te kunnen identificeren en te contacteren met betrekking tot uw huurcontract.

De persoonsgegevens die worden verzameld worden administratief en boekhoudkundig verwerkt. Indien u niet wilt dat uw persoonsgegevens in dit kader worden verwerkt, is het niet mogelijk om de dienstverlening waarvoor u contractueel met ons verbonden bent uit te voeren.

3.1.2 Uw gehuurde goederen leveren:

We gebruiken uw contactgegevens voor het afhandelen van uw bestelling. Hieronder valt ook het leveren van de goederen op de door u doorgegeven locatie. Het kan ook zijn dat we de gegevens doorgeven aan zogenaamde ‘derden’ indien onze eigen transportdienst niet de mogelijkheid heeft om de gehuurde goederen te leveren. Over deze ‘derden’ kunt u verderop meer lezen.

3.1.3 Online huren - aankopen

Via uw persoonlijk Huis Baeyens profiel kunt u online goederen huren / aankopen bij Huis Baeyens. Uw persoonlijke gegevens worden gebruikt om uw online huuraanvraag / verkoop bij Huis Baeyens te beheren door uw gehuurde goederen en retour ontvangstneming van het gehuurde / aangekochte goederen te verwerken via onze online diensten en u notificaties te sturen van beschikbaarheid, leveringsstatus of bij eventuele problemen met de levering van de gehuurde goederen / aangekocht goederen.. We zullen uw persoonlijke gegevens gebruiken om een huurcontract op te stellen en om eventuele klachten voor gehuurde goederen af te handelen of de verkoop af te handenen. Ook zullen we uw ingediende persoonlijke gegevens met betrekking tot uw klantenprofiel verwerken zoals profiel-ID, winkelmandje, huurgeschiedenis, ...

3.1.4 Vragen:

Het is altijd mogelijk dat u een vraag hebt. Over het huren van de juiste machine voor uw project, over beschikbaarheid, etc. Via de contactpagina op onze website kunt u uw vraag per email stellen. Uw persoonlijke gegevens als e-mailadres en andere door u verstrekte contactgegevens worden alleen bewaard zolang dit nodig is om de vraag volledig te beantwoorden. Wij willen u immers zo goed mogelijk helpen.

3.1.5 Telefoon:

Wij zijn er om u te helpen bij de realisatie van uw project. Hebt u voorafgaand aan of tijdens de huur van uw machine(s) vragen, dan kunt u ons tijdens werkuren telefonisch contacteren. Alle inkomende gesprekken zijn zichtbaar op telefoonschermen en er wordt een belregister bijgehouden van ontvangen en gemiste oproepen. Zo kunnen wij u altijd terug contacteren indien nodig. Telefoongesprekken met u worden niet opgenomen.

3.1.6 Direct Marketing:

We zullen uw persoonlijke gegevens gebruiken om u marketing-aanbiedingen, informatie-enquêtes en uitnodigingen te versturen via e-mails, tekstberichten, telefonische weg, de post of via social media.

Gebaseerd op eerder gehuurde goederen, website bezoek en informatie die u bij ons hebt ingediend zullen we u relevante informatie verstrekken, producten aanbevelen en u gepersonaliseerde aanbiedingen sturen.

We verwerken persoonlijke gegevens in de volgende categorieën:

• contactgegevens zoals e-mailadres, telefoonnummer en postcode
• welke goederen u heeft gehuurd
• op welke producten en aanbiedingen u in een nieuwsbrief hebt geklikt

Als u een online Huis Baeyens profiel hebt zullen we ook uw ingediende persoonlijke gegevens met betrekking tot het profiel verwerken zoals:

• Bedrijfsnaam
• Rechtsvorm
• Naam contactpersoon
• Adres
• Telefoonnummer
• Faxnummer
• E-mailadres

3.1.7 Nieuwsbrief:

Het is mogelijk om u op de website van Huis Baeyens aan te melden voor onze digitale nieuwsbrief. Op deze manier blijft u op de hoogte van onze aanbiedingen, acties en ons nieuws. Voor het versturen van de nieuwsbrief verwerken we de door u verstrekte gegevens. Wij gebruiken uw gegevens alleen om u de gevraagde nieuwsbrieven toe te sturen. Door uw e-mailadres in te geven, geeft u ons toestemming om de nieuwsbrieven te versturen.

Wilt u de nieuwsbrief niet meer ontvangen? U kunt zich altijd afmelden via de link in onze nieuwsbrief. Wij verwijderen dan uw e-mailadres uit onze mailinglijst.

3.1.8 Catalogus aanvragen:

Under construction

3.1.9 Videobeelden:

Op onze vestigingen maken we gebruik van video-opnamen voor verliespreventiebeheer door ervoor te zorgen dat de algemene voorwaarden worden nageleefd en om misbruik van onze diensten op te sporen en te voorkomen.

We gebruiken beelden ook voor videobewaking, om veiligheidsredenen om schades en incidenten op te volgen en om strafbare feiten in onze verhuurwinkels te voorkomen en te melden. Incidenten en fraude kunnen worden gedeeld met verzekeringsmaatschappijen, juridische instanties of lokale en internationale wetshandhavingsinstanties om onderzoeken af te ronden. Houd er rekening mee dat veel van deze ontvangers een zelfstandig recht of verplichting zullen hebben voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

3.2 Voor potentiële nieuwe contacten:

Indien u ons op de een of andere manier een visitekaartje heeft overhandigd, nemen wij u op in onze database. Wij gaan er van uit dat u door de overhandiging ook uw uitdrukkelijke toestemming geeft om te worden opgenomen in onze database.

Bovendien slaan wij ook de publiek toegankelijke gegevens die wij over u vinden op in onze database. Wij gaan ervan uit dat wij deze persoonsgegevens ook mogen bewaren vermits u deze publiek toegankelijk heeft gemaakt.

3.3 Voor leveranciers:

De persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst worden verzameld. Het gaat dan voornamelijk om e-mailadressen en telefoonnummers van contactpersonen om een gemakkelijke communicatie mogelijk te maken.

 

 

4. Wie heeft toegang tot uw persoonlijke gegevens?

Uw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven aan andere partijen.

 

Huis Baeyens N.V. verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de onder punt 3 vermelde doelen. Enkel de medewerkers binnen onze organisatie, die in uitvoering van hun functie uw persoonsgegevens nodig hebben, zullen deze kunnen consulteren. Vestigingen die behoren tot onze ondernemingsgroep worden niet beschouwd als derden in zoverre zij de gegevens verwerken in opdracht van Huis Baeyens N.V.

 

Huis Baeyens zal enkel de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens meedelen aan derden als u ons daarvoor vooraf uitdrukkelijk de toestemming geeft of als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening.

 

In bepaalde gevallen hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde persoonlijke gegevens over u te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties en/of gerechtelijke instanties vb. sociaal secretariaat, fiscale verplichtingen of i.k.v. een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

 

Het is mogelijk dat wij de gegevens doorgeven aan bedrijven waarmee we samenwerken, zogenaamde ‘derden’.

 

Onze onderneming kan beroep doen op onderaannemers, zogenaamde ‘derden’, teneinde een deel van onze diensten aan hen uit te besteden zoals onder andere ICT bedrijven die instaan voor onderhoud en beheer van de websites/telefooncentrale/interne registratiesystemen, verzekeringsmaatschappijen, juridische bijstand, kredietcontrolebedrijven, sociaal secretariaat, marketing bureaus, transportbedrijven ... . Deze bedrijven helpen ons voor een goede afhandeling van uw machinehuur. Wij zien er op toe dat deze onderaannemers uw gegevens als een goede huisvader beheren en dit verwerken conform de wet 8/12/92 ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU 2016/679 AVG/GDPR).

 

 

5. Bewaartermijn van uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking zoals omschreven onder punt 3. We bewaren uw gegevens zolang u een actieve klant bent. Daarnaast bewaren wij uw persoonsgegevens in overeenstemming met mogelijke wettelijke verplichte termijnen en eventuele verjaringstermijnen die gelden. Bijvoorbeeld voor facturen is dit 10 jaar.

 

Videobeelden bewaren we gedurende de tijd die we nodig hebben om mogelijke fraude en andere overtredingen te voorkomen en/of te melden. Videobeelden worden bewaard in overeenstemming met de lokale wetgeving.

 

 

6. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Alle gegevens die u aan ons doorgeeft, beveiligen wij binnen de stand van de techniek met alle noodzakelijke technische, juridische en organisatorische maatregelen om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze gegevens te vermijden.

 

Hiertoe maakt Huis Baeyens N.V. gebruik van firewalls, antivirussystemen, encryptie van data en een interne paswoordbeveiliging. Binnen onze organisatie zijn de gegevens alleen toegankelijk voor verantwoordelijke personen die daar naargelang van hun taken toegang toe moeten hebben. Alle werknemers ondertekenen een vertrouwelijkheidsovereenkomst waarin zij de verplichting op zich nemen de informatie waarmee ze in het kader van hun job in contact komen steeds en blijvend als strikt vertrouwelijk te behandelen. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid.

 

Indien het nodig is dat we uw gegevens aan andere bedrijven doorgeven (lees punt 4 waarom) dan eisen wij dat dit bedrijf net zo zorgvuldig omgaat met de gegevens als wij dat doen. Ook mag dit bedrijf de gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor dat bedrijf ze heeft gekregen.

 

Indien u een wachtwoord hebt gekozen om toegang te krijgen tot uw persoonlijk klantenprofiel op onze website, moet u dit wachtwoord vertrouwelijk houden en met niemand te delen. In geval van verlies, diefstal of misbruik van aanmeldingsgegevens vragen wij u om ons onmiddellijk te waarschuwen per e-mail met als onderwerp van het bericht 'Login klantprofiel Huis Baeyens'.

 

Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan schriftelijk contact op via

 

 

7. Cookies

Wij willen ervoor zorgen dat u zo optimaal en persoonlijk mogelijk gebruik kunt maken van onze website. Hiervoor gebruiken wij functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van uw computer, tablet of smartphone. Euro Rent gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Daarnaast plaatsen we cookies die uw surfgedrag bijhouden zodat we op maat gemaakte content en advertenties kunnen aanbieden.

 

8. Wat zijn uw rechten?

De persoonsgegevens die we via diverse kanalen verzamelen over u, worden opgenomen in de bestanden van Huis Baeyens N.V.. U hebt de onderstaande rechten om de bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

 

8.1 Recht op toegang

Als u wilt bekijken welke persoonsgegevens wij over u verwerken, dan kan dit door uw recht op inzage uit te oefenen. Huis Baeyens zal u een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die over u worden bijgehouden. Wij kunnen nu reeds bevestigen dat er géén bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden bijgehouden (zoals ras, etnische afkomst, gezondheidsgegevens, gegevens betreffende seksuele geaardheid, …). U kunt per e-mail een kopie krijgen van de persoonsgegevens die worden verzameld.

 

8.2 Recht op correctie

Indien er wijzigingen zijn in uw persoonsgegevens (zoals naam, adres, e-mailadres,…), dan kunt u dit steeds laten verbeteren of vervolledigen.

 

8.3 Recht op wissen

Indien u van mening bent dat wij bepaalde persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, d.w.z. zonder hiervoor een correct doel te hebben, dan kunt u vragen om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, behalve in de volgende situaties:

 

je hebt een lopende klacht of claim bij Huis Baeyens;

je hebt een openstaand huurcontract die nog niet is ingegaan of afgelopen;

je hebt een openstaande schuld bij Huis Baeyens, ongeacht de betalingsmethode;

als je onze diensten hebt misbruikt in de afgelopen vier jaar of ervan verdacht wordt;

je kredietaanvraag in de laatste drie maanden is afgewezen;

als je goederen hebt gehuurd, bewaren we uw persoonlijke gegevens met betrekking tot uw betaling voor de boekhoudregels.

 

8.4 Recht op beperking

Zijn uw gegevens onjuist en heeft u gevraagd om ze aan te passen of meent u dat wij uw persoonsgegevens verwerken op onrechtmatige basis, dan kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken.

 

Dit betekent dat wij uw persoonsgegevens enkel en alleen met uw toestemming verder mogen verwerken. Wij mogen uw persoonsgegevens wel blijven opslaan, maar mogen er geen verdere verwerkingen mee uitvoeren zonder uw toestemming, tenzij in het kader van een gerechtelijke procedure, voor de bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.

 

8.5 Recht op gegevensoverdracht

U kunt vragen om uw persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een derde partij. Indien u dit wenst, kunt u aan ons vragen om de gegevens die u zelf aan ons hebt verstrekt, aan u of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen. Dit in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machineleesbaar formaat. Dit geldt alleen voor de persoonlijke gegevens die u bij ons hebt ingediend. De Verordening voorziet wel een aantal beperkingen op dit recht, zodat dit niet in alle gevallen van toepassing is. Dit moet uiteraard geval per geval worden onderzocht.

 

8.6 Recht op intrekken toestemming

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming kunt u deze toestemming ten allen tijde intrekken. Wij zullen dan uw persoonsgegevens moeten verwijderen.

 

8.7. Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Indien u één of meerdere van deze rechten wilt uitoefenen, kunt u deze vraag vergezeld van een motivatie aan ons richten per post aan Huis Baeyens NV, t.a.v. directie, Frans Beirenslaan 3, 2150 Borsbeek

 

Indien u meent dat wij niet rechtmatig met uw persoonsgegevens omgaan of op enigerlei wijze de wetten en de regelgeving overtreden, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (Zie punt 9, klachten).

 

 

9. Klachten

Huis Baeyens N.V. stelt alles in het werk om uw privacy te respecteren. Uiteraard valt het nooit uit te sluiten dat een en ander verbeterd kan worden. Wij helpen u daarom graag als u een klacht hebt over onze verwerking van de persoonsgegevens. Eventuele opmerkingen en/of klachten kunt u schriftelijk aan ons Huis Baeyens NV, t.a.v. directie, Frans Beirenslaan 3, 2150 Borsbeek

 

Indien u meent dat wij uw klacht niet afdoende hebben behandeld, kunt u ook een klacht indienen bij de Belgische Privacycommissie die toezicht houdt op het verwerken van persoonsgegevens: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: [email protected]

 

 

10. Wijzigen van onze Privacyverklaring

Het is mogelijk dat we onze Privacyverklaring moeten bijwerken. De nieuwste versie van de Privacyverklaring is altijd beschikbaar op onze website met vermelding van de herzieningsdatum. We raden u aan om geregeld de Privacyverklaring te lezen zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

 

Cookie-gebruik

Tijdens een bezoek aan de site kunnen cookies op de harde schijf van je computer geplaatst worden. Dat gebeurt enkel en alleen om de site beter af te stemmen op de behoeften van de terugkerende bezoeker. Deze mini-bestandjes of cookies worden niet gebruikt om het surfgedrag van de bezoeker op andere websites na te gaan. Je internetbrowser laat toe dat je het gebruik van cookies verhindert, dat je een waarschuwing ontvangt wanneer een cookie geïnstalleerd wordt of dat je de cookies nadien van je harde schijf verwijdert. Raadpleeg hiervoor de help-functie van je internetbrowser.